Нас ожидает ещё один месяц карантина, по этому экстраверты плачут, а интроверты ликуют. Сейчас на удаленную работу не перешли только дворники и курьеры. Но пандемия пандемией, а работа по расписанию. Мы хотим поднять тему, как перевести сотрудников в онлайн, не теряя в их эффективности.
Правила
Домашний офис — это не отпуск, поэтому пропишите принципы работы: в каких программах работать, во сколько созваниваться, как часто проверять мессенджеры.
Онлайн-офис
Нужно пространство в онлайне, где будут храниться задачи и файлы, а вы сможете общаться так же легко, как в офисе.
Сервисы удаленного доступа
Первым делом установите на домашний компьютер Teamviewer — так айтишники компании смогут удалённо поставить программу или быстро решить техпроблемы.
Мессенджеры
Можно использовать Slack, он лучше подходит для команды от 10 человек. Сюда можно добавить всех сотрудников, а потом разбить внутреннее пространство на каналы — по отделам или проектам, чтобы не путаться в чатах. Тут же можно общаться с заказчиками.
Лучше сразу взять платную версию: для команд до 100 человек подойдёт стандартная подписка за $6,67 в месяц, для компаний побольше — Plus за $12,50.
Доски задач
Раскидывать задачи и контролить их удобно на онлайн-досках. Принцип простой: вы заводите для проекта или отдела свою доску и размещаете все задачи в карточках — с ответственными и дедлайнами. Там же помечаете статусы: «Сделать», «В работе», «На согласовании» и «Выполнено». Если какой-то этап занимает время или тормозит работу, можно создать отдельную колонку: «Отправлено партнёру» и пр.
Самые популярные сервисы — Trello и Jira. Последний подходит для IT-компаний и тех, кто работает по системе Agile или Kanban: в нём удобно настраивать гибкие процессы.
У Trello понятный интерфейс, он похож на доску объявлений. Функционала бесплатной версии маловато, так что нужна подписка. Месяц стоит $9,99.
Видеоконференции
Онлайн-летучки, где вся команда проходится по списку задач — чтобы держать в голове общую картину и статусы. Можно общаться прямо через Slack или выбрать специальный сервис: Skype, Zoom или Hangouts.
Zoom работает лучше Скайпа и не съедает так много оперативной памяти. Тут удобный вход по ссылке, есть демонстрация экрана, можно разом отключать все микрофоны, а ещё менять задний фон, если вы слишком на домашнем.
В бесплатной версии можно собрать до 100 человек на 40 минут, безлимитка стоит $14,99 в месяц.
Через Hangouts удобно вести переговоры: достаточно прислать заказчику или партнёру ссылку на видеоконференцию — подключиться можно просто через браузер.
Хранение документов
Простое правило: ничего не должно зависать на домашних компьютерах — только в облаке. У Google Drive 100 ГБ памяти стоят $2 в месяц.